Olivier: “Deze opdrachtgever is al vele jaren succesvol en heeft wereldwijd een aanzienlijk marktaandeel verworven. De behoefte was om met de productie nog sneller te kunnen reageren op de steeds volatielere vraag. Valerio en ik zijn een half jaar geleden samen in dit project gestapt en ronden het binnenkort af. Voor ons zijn er partijen geweest die hun tanden op dit vraagstuk hebben stukgebeten. Dat gaf een achterstand bij de start en hoge verwachtingen.”

Wat bedoel je daarmee?
Olivier: “S&OP is een kritisch proces voor het bedrijf, maar het liep niet goed. S&OP werd nog gerund door een klein groepje betrokkenen zonder de afdelingen erbij te betrekken en de ondersteunende software deed nog niet wat het moest doen. We hebben gekozen voor een zeer hands-on aanpak waarbij we letterlijk naast de mensen zijn gaan zitten. Tegelijkertijd hebben we de visie uitgelegd om aan te geven waar het proces naartoe moet. Na verloop van tijd hebben we de aandacht verdeeld; Valerio was vooral met de capaciteitsplanning en organisatorische zaken bezig; ik focuste meer op sales en forecasting. ”

Tegen welke uitdagingen liepen jullie aan?
Valerio: “Omdat er al verschillende projecten waren geweest, kostte het ons moeite om de betrokkenen “weer” enthousiast te krijgen. Daarnaast kregen we nogal met wat verschillende culturen te maken. Je moet ook de muren die er vaak ontstaan zijn tussen afdelingen weten en durven te doorbreken. Mensen cross-functioneel laten werken en te laten focussen op de lange termijn (tactische planning), daar ging het om. Naast de kennis en ervaring die we hebben, werkte het meewerken met de mensen ook zeer goed. We hebben kunnen overtuigen vanuit onze expertise.”

Hoe verliep het proces?
Olivier: “Ons kernpunt was het loslaten van de oorspronkelijke top-down insteek en medewerkers op afdelingsniveau eigenaar maken van het proces. In feite draaiden we de organisatie dus 180 graden om. We hebben de mensen ondersteund in het maken van analyses, scenario’s en planningen en in een volgende fase hebben we die aan de board gepresenteerd. Het grote voordeel van deze bottom-up aanpak is dat je een enorm grote mate van betrokkenheid creëert en het S&OP proces veel breder gedragen wordt en er meer kennis ingaat.”

Wat is het resultaat van jullie interventie?
Valerio: “We hebben het S&OP platform Anaplan aanzienlijk verbeterd, de planningshorizon kunnen verlengen en daarmee de productie beter kunnen afstemmen op de prognoses die je uit die verlengde horizon haalt. Ook hebben we mensen meer kunnen betrekken in het integrale planningsproces van het bedrijf en een breed draagvlak mogelijk gemaakt. Sales, productie, marketing, finance, inkoop, supply chain en IT kunnen veel beter hun input leveren in het proces. Dat betekent een veel efficiënter bedrijfsproces en hogere rendementen. Het team durft nu te vertrouwen op hun analyses en het systeem en deze te presenteren aan de board. Op basis van deze analyses worden nu ook beslissingen genomen. En daar was het ze om te doen.”