4Supplychain Benelux B.V. (hierna: ‘4Supplychain’) respecteert de privacy van eenieder van wie persoonsgegevens door 4Supplychain worden verwerkt. 4Supplychain acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door 4Supplychain, statutair gevestigd te Haarlem en kantoorhoudende aan Maanlander 47, 3824 MN te Amersfoort, ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 81973128, waaronder persoonsgegevens van potentiële opdrachtgevers, opdrachtgevers, prospects, zakelijke relaties, contactpersonen, websitebezoekers, werknemers, aandeelhouders, zelfstandige opdrachtnemers, sollicitanten en andere personen met wie 4Supplychain in het kader van haar dienstverlening of bedrijfsvoering contact heeft. Voor zover 4Supplychain persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar eigen bedrijfsvoering of voor eigen doeleinden, treedt zij op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor zover 4Supplychain persoonsgegevens namens een opdrachtgever en uitsluitend overeenkomstig diens instructies verwerkt, treedt zij op als verwerker. Op verwerkingen waarbij 4Supplychain als verwerker optreedt, is in de eerste plaats de privacydocumentatie van de betreffende opdrachtgever van toepassing.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

4Supplychain is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

De contactgegevens van 4Supplychain zijn:

Maanlander 47
3824 MN Amersfoort
+31 (0) 85 200 70 18
info@4supplychain.com

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan via voornoemde contactgegevens contact worden opgenomen met 4Supplychain.

2. Welke persoonsgegevens 4Supplychain verwerkt

4Supplychain verwerkt persoonsgegevens die rechtstreeks door de betrokkene worden verstrekt, die afkomstig zijn van een opdrachtgever, die voortkomen uit het gebruik van de website of andere communicatiemiddelen, dan wel die rechtmatig uit openbare of zakelijke bronnen worden verkregen.

Afhankelijk van de aard van de relatie met 4Supplychain en van het concrete contact kan het daarbij onder meer gaan om naam, zakelijke contactgegevens, functietitel, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, communicatiegegevens, inhoud van correspondentie, agenda- en afspraakgegevens, gegevens die worden ingevuld via het contactformulier op de website, gegevens die worden verstrekt via het careers- of sollicitatieformulier op de website, cv’s, gegevens over werkervaring, opleiding, expertise, motivatie, beschikbaarheid, projectgegevens, taakverdelingen, rollen, verantwoordelijkheden, deadlines, voortgangsinformatie, urenregistraties, facturatie- en administratieve gegevens, betalingsgegevens en bankgegevens.

In het kader van opdrachten kan 4Supplychain daarnaast operationele datasets en andere gegevensbestanden van opdrachtgevers ontvangen en analyseren, bijvoorbeeld gegevens over inkoop, verkoop, voorraad, productie, transacties en andere supply chain data. Deze datasets zijn niet altijd persoonsgegevens, maar kunnen wel persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld wanneer daarin namen van contactpersonen, medewerkers, klanten, leveranciers of andere herleidbare personen voorkomen.

Daarnaast kunnen bij het opnemen, transcriberen en samenvatten van gesprekken persoonsgegevens worden verwerkt, zoals stemgeluid, namen, functies, inhoudelijke gespreksbijdragen, transcripties, interviewverslagen en samenvattingen.

4Supplychain beoogt in het kader van haar reguliere dienstverlening geen bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens van strafrechtelijke aard te verwerken. Indien dergelijke gegevens toch in het kader van een opdracht of op grond van een wettelijke verplichting worden verwerkt, zal 4Supplychain daarbij de toepasselijke wettelijke eisen in acht nemen.

3. Van wie 4Supplychain persoonsgegevens ontvangt

4Supplychain ontvangt persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene wanneer deze contact opneemt, een formulier invult, solliciteert, zich als zelfstandige opdrachtnemer beschikbaar stelt, de website gebruikt of anderszins met 4Supplychain communiceert. 4Supplychain kan daarnaast persoonsgegevens ontvangen van opdrachtgevers, uit systemen en programma’s van opdrachtgevers waarmee in het kader van een opdracht wordt gewerkt, uit CRM-systemen en projectmanagementsystemen, van openbare zakelijke bronnen zoals bedrijfswebsites en zakelijke netwerken, van software- en communicatieplatforms die worden gebruikt in de bedrijfsvoering, en van andere zakelijke relaties.

Voor zover via zakelijke netwerken of sociale mediaplatforms met 4Supplychain wordt gecommuniceerd, blijft het betreffende platform in eerste instantie verantwoordelijk voor de verwerking binnen het eigen platform. Zodra 4Supplychain persoonsgegevens uit dergelijke communicatie zelf ontvangt en gebruikt, verwerkt zij die gegevens voor haar eigen zakelijke doeleinden.

4. Doeleinden van de verwerking

4Supplychain verwerkt persoonsgegevens voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, het verlenen van consultancy, projectmanagement en interim-management op het gebied van supply chain management, het analyseren van bedrijfsprocessen en supply chain prestaties, het opstellen van adviezen en rapportages, het begeleiden van verandertrajecten, het plannen, coördineren en bewaken van werkzaamheden, het onderhouden van contact met opdrachtgevers, potentiële opdrachtgevers en andere zakelijke relaties, het opvolgen van prospects, het voeren van relatiebeheer, het informeren over relevante wijzigingen in de dienstverlening, werkwijze of organisatie, het behandelen van sollicitaties en de inzet van zelfstandige opdrachtnemers, het voeren van personeels- en bedrijfsadministratie, het registreren van uren, verlof en inzetbaarheid, het voeren van financiële administratie en facturatie, het afhandelen van vragen of verzoeken, het beheren en beveiligen van de website, systemen en software, het verbeteren van dienstverlening en bedrijfsprocessen, en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Voor zover 4Supplychain persoonsgegevens verwerkt in systemen van opdrachtgevers of anderszins namens opdrachtgevers, geschiedt dit uitsluitend in opdracht en overeenkomstig de instructies van die opdrachtgevers.

5. Grondslagen van de verwerking

4Supplychain verwerkt persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Verwerking kan noodzakelijk zijn voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met de betrokkene of met de organisatie waarvoor de betrokkene werkzaam is. Verwerking kan ook noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals fiscale, administratieve of arbeidsrechtelijke verplichtingen. Verder kan verwerking plaatsvinden op basis van het gerechtvaardigd belang van 4Supplychain of van een opdrachtgever, bijvoorbeeld voor het onderhouden van zakelijke contacten, het uitvoeren van dienstverlening, het plannen en coördineren van projecten, het beveiligen van systemen, het verbeteren van de dienstverlening, het voeren van een efficiënte bedrijfsvoering, het opvolgen van prospects en het onder de aandacht brengen van diensten bij bestaande, voormalige of potentiële zakelijke relaties. Voor zover 4Supplychain zich beroept op gerechtvaardigd belang, worden de belangen van betrokkenen steeds meegewogen. Tot slot kan verwerking plaatsvinden op basis van toestemming, voor zover toestemming vereist is. Indien verwerking op toestemming is gebaseerd, kan die toestemming te allen tijde worden ingetrokken. Intrekking van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

6. Verplichte verstrekking van persoonsgegevens

Het verstrekken van persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn om een overeenkomst aan te gaan of uit te voeren, om contact op te nemen, om een aanvraag of verzoek te behandelen, om een sollicitatie of aanmelding als zelfstandige opdrachtnemer te beoordelen, of om uitvoering te geven aan een opdracht. Indien de noodzakelijke persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan 4Supplychain mogelijk geen overeenkomst aangaan, haar dienstverlening niet uitvoeren, een verzoek niet in behandeling nemen of niet naar behoren contact onderhouden over de uitvoering van haar diensten.

7. Ontvangers van persoonsgegevens

4Supplychain verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met opdrachtgevers, door 4Supplychain ingeschakelde zelfstandige opdrachtnemers of andere hulppersonen, leveranciers van kantoorautomatisering, cloudopslag, AI- en analysetools, vergader- en transcriptietools, CRM-systemen, projectmanagementsystemen, administratie-, urenregistratie- en verlofsystemen, het accountantskantoor van 4Supplychain, de bank, IT-dienstverleners en bevoegde overheidsinstanties indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Voor zover partijen persoonsgegevens verwerken in opdracht van 4Supplychain, sluit 4Supplychain met hen een verwerkersovereenkomst indien en voor zover dat wettelijk vereist is.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

4Supplychain maakt gebruik van cloudsoftware en andere digitale hulpmiddelen van derden. Deze software kan van tijd tot tijd wijzigen of worden aangevuld indien dit naar het oordeel van 4Supplychain passend is voor een behoorlijke bedrijfsvoering of uitvoering van haar diensten.

Doordat deze software veelal cloud-gebaseerd wordt gebruikt, kunnen persoonsgegevens worden opgeslagen in de digitale omgeving van de betreffende leverancier of diens ingeschakelde dienstverleners. Het kan daardoor voorkomen dat persoonsgegevens buiten Nederland en mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of opgeslagen, bijvoorbeeld in verband met e-mail, cloudopslag, AI-tools, transcriptiesoftware, projectmanagementsoftware en andere SaaS-oplossingen. Indien daarvan sprake is, gebeurt dit uitsluitend in overeenstemming met de AVG en met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of het gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Indien meer informatie gewenst is over de daarbij getroffen waarborgen, kan contact worden opgenomen met 4Supplychain.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

4Supplychain maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waarbij besluiten uitsluitend worden genomen op basis van geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokkene anderszins in aanmerkelijke mate treffen. 4Supplychain kan wel gebruikmaken van software, AI-tools en vergaderassistenten om persoonsgegevens te registreren, ordenen, transcriberen, samenvatten, analyseren of te ondersteunen bij communicatie en bedrijfsvoering. Deze systemen ondersteunen uitsluitend menselijke beoordeling en besluitvorming.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

De website van 4Supplychain kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Voor zover 4Supplychain uitsluitend gebruikmaakt van technische en functionele cookies, worden deze gebruikt om de website goed te laten functioneren en het gebruiksgemak te ondersteunen. Indien voor het gebruik van bepaalde cookies of vergelijkbare technieken toestemming is vereist, wordt daarvoor gebruikgemaakt van een cookiemelding of een ander passend toestemmingsmechanisme.

11. Bewaartermijnen

4Supplychain bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is ter onderbouwing van een juridische vordering of een juridisch verweer. Fiscale en administratieve gegevens worden in beginsel bewaard zolang dat op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving vereist is. Gegevens van opdrachtgevers, prospects en andere zakelijke relaties worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de dienstverlening, het relatiebeheer, de opvolging van commerciële interesse of een gerechtvaardigd belang. Sollicitatiegegevens, gegevens van zelfstandige opdrachtnemers en overige persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Indien persoonsgegevens zijn opgenomen in externe software, AI-omgevingen of andere systemen van derden, streeft 4Supplychain ernaar ook daar gegevens te verwijderen zodra deze niet meer nodig zijn, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

12. Beveiliging

4Supplychain treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Daarbij kan onder meer worden gedacht aan toegangsbeperkingen, beveiligde accounts, sterke wachtwoorden, beveiligingssoftware, beveiligingsvoorzieningen op laptops en systemen, back-ups en een zorgvuldige omgang met toegangsrechten.

Bij het gebruik van externe software wordt gelet op beveiliging, instellingen en de wijze waarop gegevens worden verwerkt. Waar redelijkerwijs mogelijk maakt 4Supplychain gebruik van zakelijke of betaalde accounts en van instellingen die vertrouwelijkheid en privacybescherming bevorderen. Bij cloud-gebaseerde software is 4Supplychain mede afhankelijk van de technische infrastructuur en beveiligingsvoorzieningen van de betreffende leveranciers. Daarnaast treft 4Supplychain zelf passende maatregelen om haar apparatuur, accounts en werkomgeving te beveiligen. Ondanks de door 4Supplychain en haar leveranciers getroffen maatregelen kan evenwel niet volledig worden uitgesloten dat zich beveiligingsincidenten voordoen.

Personen die in opdracht van 4Supplychain persoonsgegevens verwerken, zijn tot geheimhouding verplicht.

Indien een betrokkene aanwijzingen heeft dat persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van misbruik, kan daarvan melding worden gemaakt via de in deze privacyverklaring vermelde contactgegevens.

13. Rechten van betrokkenen

De betrokkene heeft het recht 4Supplychain te verzoeken om inzage in diens persoonsgegevens en om rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking daarvan. Daarnaast heeft de betrokkene het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder tegen verwerking ten behoeve van direct marketing, het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens voor zover de AVG daarop van toepassing is, en het recht eerder gegeven toestemming in te trekken voor zover de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Voor zover 4Supplychain persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt, kan het zijn dat een verzoek betreffende privacyrechten in de eerste plaats aan die opdrachtgever moet worden gericht. Indien een dergelijk verzoek bij 4Supplychain binnenkomt terwijl 4Supplychain in dat verband niet als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, zal 4Supplychain het verzoek, voor zover passend, doorgeleiden of de betrokkene daarover nader informeren.

4Supplychain beoordeelt ieder verzoek overeenkomstig de AVG. Een verzoek kan worden ingediend via de in deze privacyverklaring vermelde contactgegevens. 4Supplychain reageert in beginsel uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Indien de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken daartoe aanleiding geeft, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

14. Klachten

Indien een betrokkene een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens door 4Supplychain, kan contact worden opgenomen met 4Supplychain via de in deze privacyverklaring vermelde contactgegevens. Daarnaast heeft de betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Functionaris voor gegevensbescherming

4Supplychain heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, aangezien daartoe geen wettelijke verplichting bestaat.

16. Wijzigingen

4Supplychain behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar via haar website. Bij wezenlijke wijzigingen zal 4Supplychain, voor zover passend, daarover nader informeren.