S&OP Verbetering: klant-case

Een van onze klanten, een grote producent van deegwaren en boterproducten, kampte elk jaar tegen de kerstperiode met het probleem dat de productie niet volledig kon worden aangepast aan de kerst-hausse. Er moest te vaak ‘nee’ worden verkocht.

Analyse
Onze consultants Olivier Berghuis en Jens Michaelis werden ingeschakeld om dit typische ‘Sales & Operations Planning’ probleem op te lossen. De data-analyse bevestigde dat de vraag de afgelopen jaren vrij stabiel was met een duidelijk seizoensgebonden patroon met een forse piek in de wintermaanden. De productieplanning werd echter gebaseerd op basis van geplaatste orders. De meeste orders werden drie dagen tot een week voor levering geplaatst met een maximum van ongeveer drie weken vooruit. Dat zorgde voor een erg reactieve en korte termijn planning In de winter namen de orders bovendien toe maar was het moeilijk voor de klant om de productie op te schroeven en nog uitzendkrachten te vinden om meer ploegen te draaien. Daarnaast zorgde het produceren op orders (Make to Order) voor veel omstellen van de productielijnen. Dit kostte tijd maar ging bovendien ook ten koste van de kwaliteit van het eindproduct.

Oplossing
Ons team verbeterde het S&OP-proces en wij kozen daarbij voor vierwekelijkse cycli. Om de vraag goed te voorspellen, implementeerden ze de tool Forecast Pro, waarbij algoritmes de verwachte vraag op individueel productniveau bepalen en deze zichtbaar maken in een dashboard. Olivier: “Op deze manier kun je betrouwbare langetermijnvoorspellingen voor je productieproces gaan doen, waarop de supply planner de productieplanning kan baseren en op zijn of haar beurt de materiaal planner een inkoopstrategie voor grondstoffen en andere resources kan maken.”

Drie nieuwe functies
Ook werden de functies van de twee oorspronkelijke planners (een voor de deegwaren, een voor de zuivel) vervangen door drie nieuwe planningsfuncties: een demand planner, een supply planner en een resourceplanner. Onze consultants namen voor de periode van deze opdracht elk een van de nieuwe functies in en richtten die zo in dat hun opvolgers deze posities naadloos konden overnemen.

Terugblik
Olivier: “Het grote voordeel bij deze aanpak is dat je niet alleen je grondstoffen beter kunt plannen, maar ook de inzet van (uitzend)personeel en de operations efficiënter kunt laten draaien, omdat je niet steeds kleinere runs hebt.” Jens: “Als demand planner kun je de al bekende orders aanvullen met verwachte vraag en daarmee je planningshorizon vergroten. Dit geeft de supply planner meer informatie om efficiëntere productieruns te plannen, mits goederen op voorraad gehouden kunnen worden, wat hier het geval was. Daarmee weet je ook eerder wat je te wachten staat aan productie en kun je daar efficiënter en eerder de resources, waaronder het (uitzend)personeel, op plannen.”