Die Auswahl des richtigen 3PL-Dienstleisters kann jedoch komplex und schwierig sein. Ausschreibungen spielen in diesem Prozess eine entscheidende Rolle, denn sie ermöglichen es Unternehmen, verschiedene Dienstleister zu bewerten und zu vergleichen. 4Supplychain kann dabei helfen, diesen Prozess effektiv zu durchlaufen.
Unsere wichtigsten Überlegungen sind:
Evaluation der bestehenden Partnerschaft. Bevor Sie sich für einen neuen 3PL entscheiden, empfehlen wir, die Möglichkeiten zur Verbesserung und Stärkung der aktuellen Partnerschaft zu prüfen. Der bestehende 3PL ist mit Ihren Aktivitäten, Vorlieben und Anforderungen vertraut – während der Aufbau einer neuen Beziehung viel Zeit, Mühe und Ressourcen erfordert. Die Investition in eine langfristige Partnerschaft kann auch eine bessere Abstimmung der Ziele und eine effektivere Zusammenarbeit gewährleisten, was im Laufe der Zeit zu besseren Preisen, Servicelevels und Support führen kann. Natürlich gibt es Situationen, in denen ein Wechsel zu einem neuen 3PL notwendig ist, z. B. wenn der aktuelle Dienstleister die Anforderungen nicht erfüllt, nicht über die benötigten Fähigkeiten verfügt oder eindeutig weniger kosteneffizient ist als der Benchmark.
Definition der Logistikanforderungen: Wir unterstützen Sie dabei, die Logistikanforderungen klar zu definieren. Dazu gehört die Ermittlung des Leistungsumfangs, der (aktuellen) Prozesse, der geografischen Abdeckung, der Lieferzeiten, der IT-Einrichtung (Schnittstellen) und aller spezifischen Branchenvorschriften oder Compliance-Standards. Je detaillierter Ihre Anforderungen sind, desto besser werden die Antworten der 3PL-Dienstleister ausfallen. Auf der Grundlage unserer langjährigen Erfahrung mit 3PL-Ausschreibungen haben wir eine Vorlage mit einem ausführlichen Kriterienkatalog für jeden Sektor erstellt.
Entwicklung von Bewertungskriterien: Der nächste Schritt besteht darin, eine Reihe von Bewertungskriterien zu entwickeln, um die Fähigkeiten potenzieller 3PL-Anbieter zu beurteilen. Dazu können Faktoren wie betriebliche Kompetenz, Erfolgsbilanz, Kundenreferenzen, technologische Infrastruktur, Nachhaltigkeitspraktiken und finanzielle Stabilität gehören. Gemeinsam gewichten wir die einzelnen Kriterien nach der Bedeutung für Ihre Geschäftsziele.
Entwurf umfassender Ausschreibungsunterlagen: Dieser Schritt ist entscheidend, um den idealen Partner zu finden und den Rahmen für eine produktive Zusammenarbeit zu schaffen. Es wird eine solide Ausschreibungsdokumentation erstellt, in die die Erkenntnisse aus früheren Erfahrungen einfließen. Zur Unterstützung des Anforderungskatalogs (siehe zweiter Punkt) erstellen wir je ein Dokument zur Preisangabe und zur Orientierung. In Letzterem wird der Zeitplan für das Projekt beschrieben, einschließlich Starttermin, Besuche vor Ort, Vorauswahl, Abschlusspräsentationen und dem endgültigen Auswahlprozess. Wenn nötig, führen wir eine Datenanalyse durch, und erstellen umfassende Prozessbeschreibungen sowie einen Vertragsentwurf (oder Mindestbedingungen). Dieser Ansatz strafft den Ausschreibungsprozess, spart Zeit und schafft Klarheit.
Vorauswahl der Anbieter (long-list/ mid-list): Vor der Ausschreibung nehmen wir Kontakt mit potenziellen 3PL-Anbietern auf, von denen viele bereits Teil unseres bestehenden Netzwerks sind. Wir tauschen grundlegende Informationen aus (RFI) und bestätigen das Interesse. Dieser Schritt stellt sicher, dass nur qualifizierte Anbieter am Ausschreibungsverfahren teilnehmen und spart beiden Parteien Zeit.
Die eigentliche Auswahl: In der Endphase der Ausschreibung helfen wir Ihnen, den am besten geeigneten Kandidaten auszuwählen. Die Auswahl erfolgt auf der Grundlage von Besichtigungen vor Ort, Präsentationen und Gesprächen mit den Bewerbern. Wir sorgen für einen gut strukturierten und fundierten Entscheidungsprozess, der auf Fakten basiert, aber auch der Intuition des Auswahlgremiums entspricht.
4Supplychain unterstützt auch die Verhandlungs- und Vertragsphase, in der Vertragsbedingungen, Preise, Servicelevel und Leistungsmaßnahmen festgelegt werden. Wir sorgen dafür, dass alle wichtigen Aspekte gründlich besprochen und dokumentiert werden, um Missverständnisse in der Zukunft zu vermeiden.
Schließlich ist die Umsetzungsphase von entscheidender Bedeutung, um Unterbrechungen und Leistungslücken während des Übergangs zu vermeiden. Mit einem pragmatischen Ansatz, der auf jahrelanger Erfahrung beruht, konzentrieren wir uns auf die Minimierung von Risiken. Es werden kleine Teams gebildet, die sich mit spezifischen Themen wie IT, Prozessen und Warentransfer befassen und eine starke Aufsicht und Steuerung gewährleisten. Der Schwerpunkt liegt auf der Beseitigung potenzieller Engpässe, vor allem in der IT-Infrastruktur, die sich auf den Zeitplan des Projekts auswirken können.
Ausschreibungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Auswahl des richtigen externen Logistikanbieters und der Optimierung Ihrer Lieferkette. Die richtige Struktur ermöglicht eine fundierte Entscheidung, die auf Ihre Geschäftsanforderungen abgestimmt ist. Der Erfolg der Logistik hängt stark von den Fähigkeiten und der Zuverlässigkeit Ihres gewählten 3PL-Dienstleisters ab. Investieren Sie also die nötige Zeit und Mühe in den Ausschreibungsprozess, um eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft zu schmieden.