-
Van basis-S&OP naar Geavanceerd S&OP
S&OP, geïntroduceerd in de jaren 1980, is nu een bekend concept binnen de supply chain gemeenschap en daarbuiten. Binnen veel organisaties is een basisvorm geïmplementeerd en hiermee worden goede resultaten behaald. Na de basisvorm is er veel ruimte voor verdere verbetering en sterkere impact door middel van geavanceerd S&OP. We leggen graag uit hoe dit werkt.
Wat is S&OP?
Sales & Operations Planning (S&OP) is, eenvoudig gezegd, een maandelijks proces dat de vraag, productie en/of inkoop op elkaar afstemt om de klantenservice en de voorraad te optimaliseren. Nog eenvoudiger gezegd, stelt het proces bedrijven in staat om te voorspellen wat er verkocht kan worden en de voorraad hierop aan te passen door productie en/of inkoop om deze verkopen te realiseren. Als het bedrijf dit goed doet, zijn goederen op tijd en in de juiste hoeveelheid beschikbaar. Wat er nog meer bij komt kijken, leggen we uit op onze pagina over S&OP.
Basis S&OP
Het meest kenmerkende van basis-S&OP is dat de planning wordt gedaan in volume (stuks, kilo’s, liters of een andere eenheid). Het proces bestaat uit een vraagvoorspelling in stukken, gevolgd door een capaciteitsplan (ook wel rough-cut-capacity-plan of RCCP genoemd), in stukken, gevolgd door een zogenaamde pre-S&OP-vergadering (vergadering met de belangrijkste planners en hun managers) en ten slotte een Executive S&OP-vergadering, waarbij het managementteam van het bedrijf mogelijk knopen doorhakt of wordt geïnformeerd over de belangrijke kwesties.
De belangrijkste vragen die het S&OP-basisproces beantwoordt, zijn: hoeveel kunnen we verkopen via onze distributiekanalen en hebben we voldoende capaciteit om dit volume te produceren? Hoewel we dit proces hier “basis” noemen, zijn de voordelen van dit niveau van S&OP voor bedrijven aanzienlijk. Het bedrijf kan de toeleveringsketen proactief beheren met kennis over wat wanneer moet worden geproduceerd en/of ingekocht om voldoende voorraad van het juiste product te hebben zonder met tekorten of te grote voorraden te worden geconfronteerd. Met andere woorden, door verkoop en productie op elkaar af te stemmen, produceert het bedrijf wat geproduceerd moet worden, wat resulteert in een hogere winstgevendheid en duurzaamheid.
De overgang naar geadvanceerd S&OP
Bedrijven kunnen S&OP verder ontwikkelen om de waarde verder te vergroten. Geavanceerd S&OP wordt gekenmerkt door:
- Een strategiegedreven aanpak
- Een dieper ontwikkeld proces
- Een sterk team
- Ondersteuning door een compleet planningslandschap
- Gebruik van geavanceerde technologie
Strategiegedreven S&OP
Volgens Bram DeSmet (Supply Chain Strategy and Financial Metrics, KoganPage, 2017) draait supply chain management om de balans tussen service, kapitaal en kosten, bekend als de Supply Chain Triangle. De strategische focus van een bedrijf bepaalt deze balans. Treacy en Wiersema (“The discipline of market leaders,” Basic Books, 1997), geciteerd door DeSmet, onderscheiden drie strategische richtingen:
- Operationele excellence: lage kosten, beperkte service, efficiënte productie
- Productleiderschap: innovatie, hoogwaardige producten met hogere marges
- Customer Intimacy: klantgerichte oplossingen met uitgebreide service
S&OP moet worden afgestemd op de strategische richting van het bedrijf, zodat beslissingen over service, bedrijfskosten en kapitaal consistent zijn met de langetermijnstrategie.
Verdieping van het S&OP-proces
Advanced S&OP verdiept een aantal stappen in het proces:
- Het assortimentplan: het in- en uitfaseren van (nieuwe) producten, het beoordelen van productprestaties en het rationaliseren van de portefeuille krijgt een specifieke stap, die plaatsvindt aan het begin van de maandelijkse cyclus.
- Het materiaalplan: inzicht in grondstofvoorraden, levertijden en contracten, beschikbaarheid opnemen in de planning
Om waarde aan het proces toe te voegen, worden de volgende stappen ondernomen:
- Door de verkoopprijs toe te voegen, krijgen planners inzicht in wat de verkoop, anders dan in eenheden, aan geld zal opleveren.
- De volgende stap is het invoeren van een eenvoudige kostprijs per product. Dit biedt belangrijke inzichten voor het eerder besproken assortimentplan doordat planners kunnen zien welke producten marge opleveren.
- Om tot (een schatting van) de nettomarge te komen, volgen twee deelstappen. De eerste is het toevoegen van vaste en variabele productiekosten aan het capaciteitsplan. Daarna worden overige kosten (“VAA”) en grondstofkosten toegevoegd aan de berekening om tot de operationele winst te komen. Het geeft planners inzicht in productiekosten versus omzet en maakt keuzes mogelijk over het al dan niet activeren van specifieke lijnen. Het geeft ook inzicht in de winstverwachtingen aan het einde van de maandelijkse S&OP-cyclus, wat erg krachtig is.
Verdiepen van de vraagvoorspelling
Het voorspellen van de vraag kan ook worden verdiept. Fluctuaties als gevolg van promoties en seizoenen zijn hiervoor aandachtspunten. Hiervoor kan een apart proces worden opgezet en in sommige gevallen kan een aparte prognosemodule of -oplossing worden gebruikt om de promotie of een piekseizoen mee te nemen (dit worden Trade Promotion Management-oplossingen of TPM genoemd en soms Revenue Growth Management, RGM). De zogenaamde incrementele verkopen en inkomsten worden toegevoegd aan de “basislijn”. Door verkopen te oormerken in het ERP (orders voor promotionele volumes krijgen een kenmerk), kunnen “basislijn” en “incrementele” verkopen worden gescheiden. Dit geeft de planner meer gegevens om nieuwe promoties in de toekomst beter te voorspellen (in veel gevallen worden promoties jaar na jaar herhaald, waardoor deze gegevens zeer waardevol zijn).
Als de eerder genoemde verdieping er eenmaal is, ontstaat de mogelijkheid om de markt meer in het voordeel van het bedrijf te “sturen”. In plaats van in te spelen op de vraag van de markt, wat niet altijd mogelijk zal zijn of kostbaar is, kan het bedrijf de markt sturen en zijn belangen naar voren laten komen.
Duurzaamheid integreren door rekening houden met CO2
Door de CO2-uitstoot van grondstoffen, productie en transport mee te nemen in S&OP kunnen bedrijven duurzamer opereren. Dit inzicht helpt bij het maken van strategische keuzes met betrekking tot leveranciers en productieprocessen.
Het belang van een sterk team
In basis-S&OP hebben planners vaak een brede rol, maar in geavanceerde S&OP kunnen specialisten zich verdiepen in specifieke taken zoals vraagplanning of productieplanning.
Training kan planners hierop voorbereiden, bijvoorbeeld door ze meer inzicht te geven in commerciële strategieën en de structuur van de kosten van de organisatie (de winst- en verliesrekening). Daarnaast worden interpersoonlijke vaardigheden belangrijker: communicatie, overtuigingskracht en initiatief zijn cruciaal.
Een geïntegreerd planningslandschap
S&OP staat niet op zichzelf, maar moet worden geïntegreerd met:
- Strategische planning (>5 jaar vooruit)
- Begrotingsproces (jaarlijks)
- Sales & Operations Execution (S&OE, korte termijn 1-2 weken)
Een sterke samenwerking tussen deze processen voorkomt inefficiëntie en ondersteunt strategische besluitvorming. S&OP kan het budgetteringsproces voeden met de meest actuele prognoses.
De rol van technologie in geavanceerde S&OP
Nieuwe technologieën maken S&OP efficiënter en nauwkeuriger. De belangrijkste verbeteringen zijn:
- Sterkere voorspellingsalgoritmen: AI-gebaseerde modellen kunnen de best passende voorspellingstechniek kiezen
- Automatische analyse van historische gegevens: Grote taalmodellen kunnen rapporten genereren
- Scenariovergelijking: De besluitvorming wordt verbeterd door verschillende scenario’s naast elkaar te analyseren
- Digital Twin-technologie: Visuele weergave van supply chain-netwerken helpt bij het identificeren en oplossen van problemen.
- Time Machine-functionaliteit: voorspellingen over voorraad- en KPI-trends ondersteunen beslissingen op lange termijn
Door strategische keuzes, talent voor procesoptimalisatie en technologie te combineren, wordt S&OP een krachtig hulpmiddel voor groei en winstgevendheid.
Meer weten?
Neem contact met ons op, wij informeren u graag vrijblijvend over alle mogelijkheden.