Outsource logistiek en tender proces

1. Voorbereiding

Bepalen requirements

De valkuil die we vaak zien is dat zonder heldere requirements leveranciers worden benadert. Wij zijn er sterk van overtuigd dat dit een belangrijk element is om te bepalen wat je nodig hebt en om een gefundeerde keuze te kunnen maken tussen leveranciers. We hebben een uitgebreide template waarin  IT, uitslag, opslag, inslag, VAS en transport terug komen die we aanpassen naar de situatie.

Enkele voorbeelden waar aan gedacht moet worden:

• Hoe moet je voorraad geregistreerd worden en hoe verloopt de communicatie tussen WMS en ERP?
• Welke IT vereisten zijn er en met welk WMS/TMS wordt er gewerkt?
• Opslag vereisten voor het portfolio?
• Welke service verwachte je qua leverleadtijden en transportvereisten?
• Reactiesnelheden van een customer service team bij vragen?
• Welke normen/kwaliteit eisen zijn er waar een magazijn aan moet voldoen?
• Welke Value Added Services verwacht je dat een dienstverlener moet kunnen doen?
• Is er een fit qua cultuur?
• Hoe moet ons contract eruit zien en een SLA?

Portfolio en data analyse

Cruciaal element is scherp hebben wat de details zijn van je portfolio en het bijbehorende volume / karakteristieken. Wij helpen klanten met het in kaart brengen van de dynamiek van hun portfolio die bepalend zijn voor de keuze van een logistiek dienstverlener. Op basis daarvan kan onder andere benodigde capaciteit worden bepaald voor opslag activiteiten, type flows en transport. Ook dient dit als basis voor het bepalen van een budget voor de activiteiten. Wat we vaak zien is dat deze stap tijd vergt gezien niet alle data voor handen is of er inconsistentie in de data zit. Hier nemen we de tijd voor om samen met de klant om zo de input voor het verdere proces goed te hebben.

Netwerk design

Op basis van data (inbound, opslag, outbound en masterdata) bepalen we samen met de klant het netwerk. Eventuele groeiscenario’s voor de toekomst nemen we hierin mee. Indien nodig kunnen we hier een netwerk studie (interne link: https://4supplychain.com/nl/4supplychain-strategie-optimalisatie/netwerk-analyse/) voor uitvoeren. Uitkomst hiervan is waar opslag locaties moeten worden gezocht, welke functie die hebben en welke activiteiten/portfolio’s waar worden uitgevoerd.

2. Insourcing vs Outsourcing strategie

We helpen klanten, indien gewenst, om te bepalen of men opslag en transport beter kan insourcen of juist outsourcen. Dit doen we op basis van een haalbaarheidsonderzoek. We creëren een business case om dit vraagstuk te beantwoorden. Dit kunnen we doen op basis van de eerdere data analyse en netwerk bepaling. Naast de rationele kant hiervan brengen we ook in kaart wat insourcing van een organisatie vraagt. Mocht insourcing beter zijn helpen we klanten met design van een warehouse en implementatie. (interne link: https://4supplychain.com/nl/logistiek/magazijn-ontwerp/)

3. Tender proces en selectie

Long List / RFI
We kennen de markt goed en maken een long list met partijen voor opslag en transport. Dit doen we middels inschatting qua fit op basis van de gemaakte requirements en het porfolio. Na afstemming met de klant sturen we een request for information (RFI) met de vraag wat de diensten zijn van een partij en of zij geïnteresseerd zijn om in de tender mee te bieden.

Mid List / RFQ
Na analyse van de RFI bespreken we met de klant wat een goede mid list is. Advies is om dit rond 4 a 8 partijen te houden om overzicht te bewaren. Deze partijen ontvangen na het tekenen van een NDA een Request For Quote (RFQ) pakket met onderstaande documenten.

• Uitleg portfolio en processen
• RFQ voor invullen prijzen
• Requirements tabel waarin ingevuld moet worden of deze wel/niet geleverd kunnen worden of ontwikkeld kunnen worden
• Contract en SLA

Short List / bezoek potentiële partners
Een analyse wordt gemaakt op de ontvangen documenten uit de RFQ fase. We vergelijken budget en haalbaarheid van de requirements. Op basis daarvan maken we samen met de klant een keuze welke partners bezocht kunnen worden voor kennismaking en rondleiding. Nadat de potentiële partners bezocht zijn maken we een finale keuze.

Selectie en contract
Selecteren is niet altijd makkelijk gezien partijen dicht bij elkaar kunnen liggen. Juist daarom is het vaststellen van requirements, wat heeft jouw organisatie nodig, ontzettend belangrijk om dit proces te supporten. De klant maakt de keuze, wij ondersteunen het maken van de keuze. Daarna volgt het traject voor de contract fase en het afstemmen van de SLA. Wij hebben onze eigen contract en SLA template die we daarvoor kunnen inzetten. Om discussie te voorkomen delen we deze daarom al in de RFQ fase. Hierbij kunnen we indien nodig ook juristen inzetten ter ondersteuning.

Implementatie
Voor klanten is dit een spannende fase gezien dit niet dagelijkse business is.
Daarom nemen we dit uit handen en kunnen we dit project voor hen uitvoeren. Het is complex gezien meerdere partijen moeten worden aangestuurd. Denk aan de partner, je IT team zelf en vaak ook een externe IT partij voor het aanleggen van de interfaces. Daarnaast moet de verhuizing vlekkeloos verlopen terwijl de orders naar de klant doorgang moeten blijven vinden.