Waar heb je de interim opdracht uitgevoerd?

De producent waar Jens aan zijn interim klus begon is een succesvolle onderneming met een duidelijk groeiplan. Er is veel vraag naar de bakkerijproducten. Het bedrijf beschikt over diverse fabrieken en een centraal distributiecentrum in België, aangevuld met productielocaties in Frankrijk. Jens: “De producent investeert veel in IT en beschikt over een grote groep gemotiveerde mensen. Dat voelde bij aankomst als een fijne omgeving. Ondanks, of misschien wel dankzij de bedrijfsgroei waren er wel een paar uitdagingen. De belangrijkste daarvan is vermoedelijk dat het niet altijd mogelijk is om aan de vraag te voldoen.”

Waarop lag de nadruk tijdens deze supply chain opdracht?

De nadruk van de interim klus lag op het overnemen van de taken van de tijdelijk afwezige manager. “En omdat er kort voor mijn komst twee nieuwe teams zijn samengesteld, was het belangrijk om deze teams goed te laten samenwerken. Daar komt best wat bij kijken, zoals het opzetten van nieuwe processen en het maken van duidelijke afspraken. Ook bij de afdeling planning, marketing en sales zijn nieuwe teams samengesteld. Kortom, er was sprake van heel veel veranderingen in korte tijd. Mijn takenpakket bestond uit het managen van de teams, het begeleiden en ondersteunen van mensen en escaleren als iets niet soepel liep.”

Hoe verliep het bij de start?

Bij zijn start zag Jens al wel dat de nieuwe opzet voelde als een goed draaiende machine, maar dat diezelfde machine nog wel een beetje olie kon gebruiken. Het was opvallend genoeg wel aan een extern persoon om de processen op gang te brengen. Jens: “Het idee was dat ik een inwerkperiode en overdracht zou hebben van twee tot drie weken, maar dit werden onverwacht slechts enkele dagen. Door veel te lezen en vragen te stellen is dat helemaal goed gekomen.”

Welke logistieke optimalisaties heb je doorgevoerd?

De producent had al voor de komst van Jens een plan klaarliggen voor projecten en investeringen. “Daar heb ik een paar ideeën aan toegevoegd. Zoals hoe we zouden kunnen inspelen op de hoge vaste bezetting van het warehouse. Door de standaardbehoefte aan externe magazijnruimte en enorme afnamepieken is het lastig om in eigen beheer de perfecte 85 procent te houden. Daarop inspelen leidde onder andere tot frustratie, stress en extra kosten.” Met de kennis van Jens werd een model opgezet met daarin de voorspelde afname en productie op weekniveau. “Deze hebben we omgerekend naar en gemonitord op dagniveau. Dat maakte het eenvoudiger om te voorspellen waar we over een week of twee weken zouden zitten wat betreft capaciteit. Het resultaat is dat we nu met een magazijnbezetting van 80-85 procent zitten op basis van een juist voorspellend model.”

Hoe heb je logistieke kosten kunnen verbeteren?

Toch vroeg de keten van de producent om meer structuur. Daarom zijn er aanvullend drop size analyses uitgevoerd. “Daarbij is berekend wat de mogelijkheden en voordelen zijn van bijvoorbeeld vaste leverdata en het combineren van bestellingen en ritten tussen locaties. De potentiële besparing is groot.” Een andere verbetering met veel effect voor de logistieke keten zijn duidelijke afspraken tussen sales, marketing en supply chain. “Promoties kennen nu een betere logistieke voorbereiding waarbij we al ver van te voren aan beginnen in plaats van eerder soms slechts een aantal weken. Dat leidde in het verleden tot veel stress voor de organisatie en potentiële leveringsproblemen als gevolg.”  

Wat was de sleutel tot succes bij het doorvoeren van de veranderingen binnen de supply chain?

Hoewel de interim klus bedoeld was om logistieke processen te stroomlijnen, waaronder de planning en het wegnemen van de ergste druk in het magazijn, kende het project vooral een menselijk aspect. “Als je iets moet veranderen terwijl er in sommige teams een waargenomen tekort aan mensen is, vraagt dat net iets extra’s. Het is echt essentieel dat mensen goed met elkaar blijven samenwerken en dat de sfeer goed blijft. Dat was vermoedelijk de grootste uitdaging, maar het is absoluut gelukt.”

Beviel het over de grens?

Het menselijke aspect kwam ook terug in de eigen situatie van Jens. Het was voor hem de eerste klus in het buitenland. “De rolverdeling is er iets hiërarchischer dan in Nederland. Ik vond het er fijn werken en heb weinig negatieve dingen meegemaakt. Gent is daarbij een hele leuke mooie stad, een prima plek om een langere periode te verblijven.”

Meer weten over de interim mogelijkheden bij 4Supplychain? Zie de volgende link.