Wo fand der Interim-Auftrag statt?
Das Unternehmen, in dem Jens seinen Interim-Auftrag begann, ist erfolgreich und hat einen klaren Wachstumsplan. Es besteht eine große Nachfrage nach Backwaren. Das Unternehmen verfügt über mehrere Fabriken und ein zentrales Vertriebszentrum in Belgien, ergänzt durch weitere Fabriken in Frankreich. Jens: „Das Unternehmen investiert viel in seine IT-Landschaft und hat eine sehr motivierte Belegschaft. Das empfand ich als angenehme Arbeitsumgebung. Trotz oder vielleicht gerade wegen des Wachstums des Unternehmens gab es einige Herausforderungen. Die wohl größte Herausforderung ist, dass es nicht immer gelingt, die Nachfrage zu decken.“

Was war der Schwerpunkt des Auftrags?
Der Schwerpunkt lag auf der direkten Übernahme der Aufgaben des vorübergehend abwesenden Managers. „Und da kurz vor meiner Ankunft zwei neue Teams eingerichtet wurden, war es wichtig, dass diese Teams gut zusammenarbeiten. Dazu gehörten die Einrichtung neuer Prozesse und das Treffen klarer Vereinbarungen. Dasselbe galt für andere Abteilungen im Unternehmen, wie Marketing und Vertrieb. Es gab viele Veränderungen in kurzer Zeit. Meine Hauptaufgabe bestand darin, die beiden Teams zu leiten, Teammitglieder zu unterstützen und zu eskalieren, wenn etwas nicht reibungslos lief.“

Wie lief es zu Beginn?
Jens fand eine gut laufende Maschine vor, die allerdings etwas Öl vertragen könnte. Jens: „Die Idee war, dass ich eine Einarbeitung- und Übergangszeit von zwei Wochen haben würde, aber daraus wurden unerwartet nur ein paar Tage. Indem Ich viel gelesen und Fragen gestellt habe, hat alles gut geklappt.“

Welche logistischen Anpassungen wurden vorgenommen?
Vor der Ankunft von Jens lag bereits ein Plan mit Projekten und Investitionen vor. „Ich habe einige Ideen hinzugefügt. Zum Beispiel, wie wir auf die hohe Auslastung des Lagers reagieren könnten. Aufgrund des Standardbedarfs an externem Lagerraum und den enormen Nachfragespitzen ist es schwierig, die angestrebten 85 Prozent Lagerauslastung zu halten. Frühere Versuche, dies zu bewältigen, führten zu Frustration, Stress und zusätzlichen Kosten.“ Mit Jens‘ Wissen wurde ein Modell erstellt, das die prognostizierten Verkäufe und Produktion auf Wochenebene enthielt. „Wir haben es auf Tagesebene konvertiert und überprüft. Dadurch konnten wir besser vorhersagen, wo wir in ein oder zwei Wochen stehen würden. Das Ergebnis ist, dass wir nun konstant eine Lagerauslastung von 80-85 Prozent haben.“

Konnten Einsparungen erzielt werden?
Dennoch benötigte die Lieferkette des Produzenten mehr Struktur. Deshalb wurden mehrere Drop-Size-Analysen durchgeführt. „Dabei haben wir die Möglichkeiten und Vorteile von beispielsweise festen Liefertagen und der Zusammenlegung von Fahrten zwischen Standorten berechnet. Die potenziellen Einsparungen sind erheblich.“ Eine weitere Verbesserung mit großer Wirkung auf die Logistikkette sind klare Absprachen zwischen Vertrieb, Marketing und Lieferkette. „Werbeaktionen haben eine bessere logistische Vorbereitung, bei der wir lange im Voraus beginnen, statt zuweilen nur ein paar Wochen vorher. In der Vergangenheit führte dies zu viel Stress für die Organisation und in der Folge zu potenziellen Lieferproblemen.

Was war der Schlüssel zum Erfolg bei der Umsetzung der Veränderungen?
Obwohl der Interimsjob die Logistikprozesse, einschließlich der Planung und Belastung im Lager, rationalisieren sollte, überwiegte vor allem der menschliche Aspekt des Projekts. „Wenn man etwas ändern muss, während in Spitzenzeiten ein extrem hoher Arbeitsdruck herrscht, ist das gewisse Extra erforderlich. Es ist wirklich wichtig, dass die Zusammenarbeit und Atmosphäre zwischen den Leuten gut bleibt. Das war die wohl größte, Herausforderung, die aber erfolgreich bewältigt wurde.“

Wie gefiel es jenseits der Grenze?
Der menschliche Aspekt spiegelte sich auch in Jens‘ eigener Situation wider. „Die Rollenverteilung ist in Belgien etwas hierarchischer als in den Niederlanden. Ich habe die Arbeit dort gerne gemacht und wenig Negatives erlebt. Gent ist außerdem eine schöne Stadt, in der man problemlos eine längere Zeit verbringen kann.“